競争的資金等の公的研究費の
管理・監査規程

競争的資金等の公的研究費の管理・監査規程

第1章 総則

(規則の内容)

第1条 この規程は、芙蓉開発株式会社(以下「当社」という。)における競争的資金等の公的研究費の適切な管理及び効率的な使用を図るための、不正防止に関し、必要な事項を定めたものである。

(用語の定義)

第2条 「競争的資金等の公的研究費」とは、資金配分主体が、広く研究開発課題を募り、提案された課題の中から、専門家を含む複数の者による、科学的・技術的な観点を中心とした評価に基づいて実施すべき課題を採択し、研究者等に配分する主に国の研究開発資金を指す。

第2章 基本方針

(基本方針)

第1条 この規程は、芙蓉開第3条 当社は、「研究機関における公的研究費の管理・監査のガイドライン(実施基準)」(平成26年3月31日文部科学大臣決定 平成29年2月23日改正)に基づき、競争的資金等の公的研究費の適正な運営・管理に対応し、不正使用の防止に努める。

第3章 責任体制

(最高管理責任者)

第4条 最高管理責任者は代表取締役社長とし、競争的資金等の公的研究費の運営・管理について最終的責任を負う。

2. 最高管理責任者は、競争的資金等の不正防止対策の基本方針を策定・周知するとともに、それらを実施するために必要な措置を講じる。また、各責任者が責任を持って競争的資金等の公的研究費の運営・管理が行えるように適切にリーダーシップを発揮する。

(統括管理責任者)

第5条 統括管理責任者は事業本部長とし、最高管理責任者を補佐し、競争的資金等の公的研究費の運営・管理について全体を統括する実質的な責任と権限を持つものとする。また、基本方針に基づいて、具体的な対策を策定・実施し、実施状況を確認するとともに、最高管理責任者に報告する。

(コンプライアンス推進責任者)

第6条 コンプライアンス推進責任者は統括管理責任者が兼務する。

第4章 コンプライアンス教育

(コンプライアンス教育)

第7条 コンプライアンス推進責任者は、競争的資金等の公的研究費の運営・管理に関わる全ての構成員に対し、不正防止のための方針及びルール等の教育を行い、受講対象者が漏れることなく受講するように管理するとともに、受講者の理解度を把握し、理解度の低い受講者に対しては再度教育を行う。

2. コンプライアンス推進責任者は、競争的資金等の運営・管理に関わるすべての構成員に対する行動規範を策定し、その内容を遵守する旨の誓約書の提出を求める。誓約書には以下の事項を盛り込む。

(1)当社の規則等を遵守すること
(2)不正を行わないこと
(3)規則に違反して不正を行った場合は、当社や配分機関の処分及び法的な責任を負担すること

第5章 不正に対する対処

(通報窓口)

第8条 当社内外からの不正行為に関する通報を受け付ける窓口を置き、不正行為の通報に関する仕組みについて、ホームページ等により当社内外に公表し、周知を図る。

2. 不正行為に関する通報を受けた場合は、通報の受付から30日以内に、最高管理責任者及び統括管理責任者が、通報内容の合理性を確認し調査の要否を判断するとともに、当該調査の要否を配分機関に報告する。

(通報窓口)

第9条 調査が必要と判断された場合は、調査委員会を設置し、調査を実施する。調査においては以下の項目を含むものとする。

(1)不正の有無及び不正の内容
(2)関与した者及びその関与の程度
(3)不正使用の相当額

2. 不正に係る調査体制については、公正かつ透明性の確保の観点から当社に属さない第三者(弁護士、公認会計士等)を含む調査委員会を設置する。また、第三者の調査委員会は、当社及び通報者、被通報者と直接の利害関係を有しない物でなければならない。

3. 調査が必要と判断された場合、最高管理責任者は、必要に応じて被通報者等の調査対象者に対し、調査対象制度の競争的資金の使用停止を命ずることができる。

4. 調査委員会は、不正の有無及び不正の内容、関与した者及びその関与の程度、不正使用の相当額等について認定する。

5. 当社は、調査の実施に際し、調査方針、調査対象及び方法等について配分機関に報告、協議しなければならない。

6. 通報等の受付から210日以内に、調査結果、不正発生要因、不正に関与した者が関わる他の競争的資金等における管理・監査体制の状況、再発防止計画等を含む最終報告書を配分機関に提出する。また、期限までに調査が完了しない場合であっても、調査の中間報告を配分機関に提出する。

7. 調査の過程であっても、不正の事実が一部でも確認された場合には、速やかに不正を認定し、配分機関に報告する。

8. 配分機関からの要望があった場合は、調査の終了前であっても、調査の進捗状況報告及び調査の中間報告を当該配分機関に提出しなければならない。

9. 当社及び社員は、調査に協力を依頼された場合は、調査に支障がある等の正当な事由がある場合を除き、当該事案に係る資料の提出又は閲覧、現地調査に応じなければならない。

(不正に対する処分)

第10条 調査委員会において不正が行われたと判断された場合は、当社の就業規則に従って、その懲戒方法を定める。

2. 不正に関与した取引業者に対しては、不正に支出された当該競争的資金の返還を求めるとともに、不正への関与の度合いを勘案し、それに応じて一定期間の取引停止処分とする。

第6章 不正防止計画

(不正防止委員会)

第11条 競争的資金等の公的研究費の適切な運用・管理のため、不正防止委員会を置く。

2. 不正防止委員会は、当社において不正の発生する要因を把握した上で、不正防止計画を策定し、実施する。なお、不正防止計画は定期的に見直す。

第7条 適正な運営・管理活動

(予算執行状況の管理)

第12条 予算執行状況の検証を行い、当初計画と比較して著しく遅れていないか、また研究計画の遂行に問題がないかを確認し、問題が認められる場合は改善策を話し合う。

2. 正当な理由により予算の執行が当初計画より遅れる場合においては、繰越制度等を積極的に活用する。また、予算を年度内に使い切れずに返還しても、その後の採択等に悪影響はないことを周知徹底する。

(業者に対する対応)

第13条 業者に対し、一定の取引実績(回数、金額等)や当社におけるリスク要因・実効性等を考慮した上で統括管理責任者が必要と判断した場合は、誓約書の提出を求める。また、誓約書には以下の事項を盛り込む。

(1)当社の規則等を遵守し、不正に関与しないこと
(2)内部監査、その他調査において、取引帳簿の閲覧・提出等の要請に協力すること
(3)不正が認められた場合は、取引停止を含むいかなる処分を講じられても異議がないこと
(4)構成員から不正な行為の依頼等があった場合には通報すること

(物品の調達方法)

第14条 発注業務は、原則として、事務部門が実施し、他の部署の社員による発注は認めない。

2. 検収業務は、原則として、事務部門が実施し、技術的な理由等により必要な場合は、他の部署の社員による補佐が出来るものとする。

(非常勤雇用者の雇用管理)

第15条 非常勤雇用者の勤務状況等の雇用管理については、原則として事務部門が実施する。また、採用時及び定期的な面談、勤務条件の説明、出勤簿・勤務内容の確認等を行う。

(換金性の高い物品の管理)

第16条 換金性の高い物品については、ラベルを貼付するとともに、備品の保管場所を記載した一覧表を作成して管理する。

(出張等の管理)

第17条 出張を行う時は、当社の出張旅費規程に従って管理する。

第8章 情報発信・共有化

(情報発信・共有化の推進)

第18条 競争的資金等に係る事務処理手続に関して、明確かつ統一的な運用を図るための相談窓口を置く。

2. 当社の競争的資金等の不正への取組に関する方針等に関しては、企業活動の都合上、原則、配分機関への報告を持って公表に代える。ただし、最高管理責任者が公表可能と判断した内容については、ホームページ等に掲載し公表する。

第9章 監査

(監査体制)

第19条 競争的資金等の公的研究費の運営・管理に関して、案件毎に年1回の監査を行う。監査は、内部監査部門を最高管理責任者の直轄的な組織として公的研究費の交付を受けていない部門が実施する。

附則:この規定は、2017年9月1日から実施する。

制定:2017年8月31日
改訂:2021年4月1日

不正相談・通報窓口

当社における、競争的資金等の不正利用に係る相談又は、通報窓口を以下の通り設置しております。

【不正相談・通報窓口】
窓口名称:競争的資金に関する通報・相談窓口
窓口担当:総務部< br> 電話番号:092-471-8585
E-mail:soumu@fuyo-group.com

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